Das Ziel ist wichtig!
Seit vielen Jahren werden wir in Projekte gerufen, die nicht mehr so richtig laufen: dann, wenn die Mitarbeiter mehr über das Projekt reden, als an ihm zu arbeiten, wenn Anwender und Kunden ungeduldig werden und langsam das Vertrauen verlieren, wenn das auftraggebende Management genervt ist. Woher kommt es, dass Projekte, die ja irgendwann mit viel Energie gestartet sind, in diese Situation geraten?
Der häufigste Faktor für das Scheitern eines Projekts ist der Mangel an klaren Zielen (Quelle: PMI Pulse of the Profession, 2017)
Das entspricht auch unseren Erfahrungen. Viele Projekte haben ein Ziel. Natürlich. „Einführung einer CRM-Software“, „Optimierung der Prozesse“, „Einführung von Innovationsmanagement“, „Entwicklung einer bestimmten Software“. Das klingt gut. Aber wenn wir hinter die Kulissen schauen, verschwimmt die Klarheit. Auf die erste Frage nach dem Warum kann noch sehr schnell geantwortet werden - zusammengefasst: „Weil wir es brauchen!“ Aber auf das weiterführende Warum werden die Antwortsätze schon kürzer. 2-3 Warums weiter, bricht die Begründung oft in sich zusammen. Wenn wir dann noch in die Unternehmensstrategie schauen und hinterfragen, inwieweit das Projektziel das Unternehmensziel unterstützt, blicken wir oft in fragende Gesichter. Um ehrlichzu bleiben, drücken die Gesichter erst Wut über die vermeintlich verschwendete Zeit aus und verändern sich dann langsam in ein Fragezeichen. Dabei ist das Projektziel genau das Element, das dem Projekt die Orientierung gibt. Es ist der Leuchtturm, auf den das Projekt zusteuert.
Wie wollen Sie ein Projektteam führen und motivieren, wenn Sie das Ziel nicht wirklich erklären können? Wenn sie es selbst gar nicht verstehen oder gar vertreten können? Was ist, wenn das Projektteam sogar gegen das Erreichen des Ziels ist? Dann haben Sie von Anfang an verloren. Das drückt sich auch in der Studie von Geneca 2017 aus: „75% der IT-Führungskräfte glauben, dass ihre Projekte von Anfang an "zum Scheitern verurteilt" sind. Sicher spielen noch mehr Faktoren in dieses Ergebnis als nur die unkonkrete oder fehlende Zieldefinition, aber sie ist ein wichtiger Faktor.
Was also tun?
1.) Stellen Sie als Projektleiter oder Product Owner oder SCRUM Master die richtigen Fragen. Gehen Sie dem Ziel auf den Grund. Suchen Sie nach der eigentlichen Motivation. Ein einfaches Beispiel: Hausbau. Wie sollte das Ziel formuliert sein? „Ich möchte ein Einfamilienhaus bauen“ oder „ich möchte wohnen unter den Rahmenbedingungen, dass…. ich Ruhe habe, genug Platz, meine Kinder draußen spielen können...“. Erkennen Sie den Unterschied? Die Zieldefinition „ich möchte wohnen…“ läßt viel mehr Gestaltungsraum zu. Die Lösung ist noch frei entwickelbar. Vielleicht wird es ein Wohnschiff? Vielleicht ein Bauernhof? Wenn das Ziel zu eng ist, nehmen Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Chance, nach der am besten passenden Lösung zu suchen. So entstehen oft halbherzige Lösungen, die entweder unpassend oder wenig akzeptiert sind. So ist das auch im Business.
2.) Wenn Sie erst einmal das richtige Ziel gefunden haben, nutzen Sie es als Leuchtturm. Überprüfen Sie alle Entscheidungen, ob sie zur Zielerreichung beitragen. Machen Sie ein Banner mit der Zieldefinition unter jedes Dokument, das Sie in diesem Rahmen erstellen. Zeigen Sie dem Projektteam und dem Management, wie weit Sie bereits auf dem Weg der Zielerreichung sind. Verlieren Sie Ihr Ziel niemals aus den Augen. Sie werden überrascht sein, wieviel Orientierung so ein Ziel dem Projekt gibt. Und Orientierung ist besonders in Krisensituationen wichtig. Für alle.
Probieren Sie es aus, es ist ganz leicht. Übrigens… die am Anfang für die Warums „verschwendete Zeit“, holen Sie mehrfach im Projekt wieder auf. Ganz sicher! Wir wünschen Ihnen ganz viel Offenheit und Geschick bei Ihrer Zielfindung.